Firma rośnie, w open space robi się ciasno, a zarząd chce wreszcie mieć kilka pokoi do cichej pracy i porządną salę spotkań. Office manager dostaje rzut piętra i jedno pytanie: ile osób zmieści się w każdym pomieszczeniu? Najczęściej odpowiedź sprowadza się do podzielenia metrażu przez zasłyszaną wcześniej wartość. Tymczasem przepisy BHP liczą nie tylko metry kwadratowe, ale i sześcienne.
Ile m² na pracownika według przepisów BHP?
Podstawą jest rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy z 1997 roku, które wciąż obowiązuje. Jego § 19 stanowi, że na każdego pracownika jednocześnie zatrudnionego w pomieszczeniu stałej pracy powinno przypadać co najmniej 13 m³ wolnej objętości i 2 m² wolnej powierzchni podłogi. Chodzi o powierzchnię i objętość niezajętą przez meble, urządzenia oraz wyposażenie.
Pomieszczenie stałej pracy to takie, w którym ten sam pracownik spędza łącznie ponad 4 godziny na dobę. Jeżeli łączny czas jego przebywania wynosi od 2 do 4 godzin na dobę, jest to pomieszczenie czasowej pracy. Brzmi jak urzędniczy detal, ale od tego rozróżnienia zależy układ całego piętra – wrócimy do niego przy salach spotkań.
Sporo zamieszania budzi wysokość. Pomieszczenie stałej pracy, w którym nie występują czynniki szkodliwe, powinno mieć co najmniej 3 m w świetle. Do 2,5 m można zejść w małych pokojach, w których pracują najwyżej 4 osoby, a każda ma minimum 15 m³ wolnej objętości – ten wyjątek nie wymaga zgody inspektora. Odrębną możliwością jest obniżenie wysokości przy klimatyzacji, ale wtedy potrzebna jest zgoda państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego.
| Wymaganie | Minimum | Kiedy obowiązuje |
|---|---|---|
| Wolna powierzchnia podłogi | 2 m² na osobę | pomieszczenia stałej pracy (ponad 4 h dziennie) |
| Wolna objętość pomieszczenia | 13 m³ na osobę | pomieszczenia stałej pracy |
| Wysokość w świetle | 3 m | pomieszczenia stałej pracy bez czynników szkodliwych |
| Wysokość obniżona | 2,5 m | najwyżej 4 osoby i min. 15 m³ wolnej objętości na każdą |
| Wysokość przy klimatyzacji | poniżej 3 m | odrębny wyjątek, tylko za zgodą inspektora sanitarnego |
| Światło dzienne | wymagane | pomieszczenia stałej pracy; wyłącznie sztuczne tylko wyjątkowo, za zgodą inspektora sanitarnego |
Stan prawny na 27.10.2026. Źródło: rozporządzenie MPiPS z 26.09.1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bhp (t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.), § 2, 19, 20 i 25. Wysokość i światło dzienne regulują też przepisy techniczno-budowlane.
Metraż to za mało. Policz kubaturę
Weźmy pokój 5 × 4 m, czyli 20 m², z sufitem na wysokości 3 m. Kubatura wynosi 60 m³. Załóżmy, że biurka, szafy i krzesła zajmują ok. 6 m² podłogi i ok. 6 m³ objętości. Zostaje 14 m² wolnej podłogi, czyli teoretycznie miejsce dla 7 osób. Ale wolnej objętości jest 54 m³, a to wystarcza tylko dla 4. Rozstrzyga zawsze surowszy z dwóch limitów.
Rozważmy teraz ten sam pokój, ale z sufitem podwieszanym na wysokości 2,7 m. Kubatura spada do 54 m³, a wolna objętość do 48 m³. Bez zgody inspektora sanitarnego na obniżoną wysokość zostaje wyjątek dla małych pokoi: najwyżej 4 osoby i 15 m³ na każdą. 48 podzielone przez 15 daje 3,2, czyli maksymalnie 3 pracowników jednocześnie. Kto by pomyślał, że sufit podwieszany może komuś zabrać miejsce pracy?
| Parametr | Pokój 20 m², sufit 3,0 m | Pokój 20 m², sufit 2,7 m |
|---|---|---|
| Kubatura | 60 m³ | 54 m³ |
| Wolna objętość (po odjęciu ok. 6 m³) | 54 m³ | 48 m³ |
| Wolna podłoga (po odjęciu ok. 6 m²) | 14 m² | 14 m² |
| Limit według podłogi (2 m² na osobę) | 7 osób | 7 osób |
| Limit według objętości | 4 osoby (13 m³ na osobę) | 3 osoby (15 m³ na osobę, maks. 4) |
| Maksymalnie jednocześnie | 4 osoby | 3 osoby |
Przykład poglądowy. Wyliczenia pokazują maksymalną liczbę pracowników wynikającą z przyjętych parametrów powierzchni, kubatury i wysokości. Ostateczna liczba stanowisk zależy również od ich rozmieszczenia oraz spełnienia pozostałych wymagań BHP i przepisów techniczno-budowlanych.
Kubaturę najłatwiej wyobrazić sobie jako zapas powietrza przypisany do każdej osoby. To jednak tylko przestrzeń – za wymianę powietrza i utrzymanie jego jakości odpowiada prawidłowa wentylacja. Dlatego ten sam metraż w wysokim lofcie pomieści więcej ludzi niż w biurowcu z niskim sufitem, a plan rysowany „na oko” bywa poprawny tylko na papierze. A papier, jak wiadomo, przyjmie wszystko.
Minimum z przepisów to jeszcze nie komfort
Dwa metry kwadratowe wolnej powierzchni podłogi na osobę to jeden z minimalnych wymogów prawnych, a nie gwarancja komfortowych warunków pracy. Maciej Markowski z Cushman & Wakefield mówił w 2017 roku „Rzeczpospolitej”, że komfortowe stanowisko zajmuje ok. 3,5 m², a po doliczeniu komunikacji i przestrzeni wspólnych wychodzi od 8 do 12 m² na biurko. To orientacyjny wskaźnik projektowy, nie norma prawna.
Historia biurowych boksów to dobra przestroga przed projektowaniem „na minimum”. W latach 60. Robert Propst z Herman Millera stworzył system Action Office, który miał dać pracownikom umysłowym więcej swobody i odrobinę prywatności. Firmy szybko odkryły jednak, że modułowe przegrody pozwalają zmieścić więcej ludzi na tym samym metrażu, a kolejne wersje kurczyły się, aż powstał klasyczny boks.
Sam Propst nie krył rozczarowania. W 1997 roku tłumaczył dziennikarzowi „The New York Times”, że chciał dać ludziom elastyczne środowisko zamiast biurowych labiryntów, i dodał: „Pakowanie ludzi do boksów we współczesnych korporacjach to monolityczne szaleństwo”. Morał dla każdego, kto planuje biuro, jest prosty: przepisy BHP wyznaczają podłogę, a nie sufit.
Praca hybrydowa: licz szczyt, nie średnią
Czy przy pracy hybrydowej trzeba liczyć wszystkich zatrudnionych? Nie – przepis mówi o osobach pracujących w pomieszczeniu jednocześnie. Haczyk w tym, że „jednocześnie” to także wtorek, w który przychodzi cały dział. Autorzy raportu CBRE „Hybrydowa układanka” przypominają, że średnia frekwencja niewiele mówi bez zestawienia jej z maksymalnym chwilowym wykorzystaniem biura.
Warto też wiedzieć, że od listopada 2023 roku przepisy o pracy przy monitorach nie podają już minimalnych odległości między stanowiskami. Wcześniej było to 0,6 m między sąsiednimi monitorami i 0,8 m od pracownika do tyłu monitora sąsiada. Dziś wymagają swobodnego dostępu do stanowiska – ale limity z § 19 obowiązują jak dawniej, więc nie jest to zaproszenie do ustawiania biurek na styk.
Czy sala konferencyjna musi mieć okna?
Limity 13 m³ wolnej objętości i 2 m² wolnej powierzchni podłogi dotyczą pomieszczeń stałej pracy. Sala konferencyjna, w której nikt nie spędza więcej niż 4 godzin dziennie, co do zasady takim pomieszczeniem nie jest. Podlega jednak innym wymaganiom technicznym, m.in. dotyczącym oświetlenia i wentylacji. Sytuacja się zmienia, gdy ktoś zaczyna spędzać w salce całe dnie, bo zabrakło dla niego biurka.
A okna? Przepisy techniczno-budowlane co do zasady wymagają światła dziennego we wszystkich pomieszczeniach przeznaczonych na pobyt ludzi. W określonych przypadkach dopuszczają jednak oświetlenie wyłącznie sztuczne, np. ze względów technologicznych lub z uwagi na funkcjonalne usytuowanie pomieszczenia. Pomieszczenie stałej pracy bez światła dziennego wymaga dodatkowo zgody inspektora sanitarnego, wydanej w porozumieniu z okręgowym inspektorem pracy.
Louis Sullivan, nazywany ojcem drapaczy chmur, pisał w 1896 roku w eseju o wysokich budynkach biurowych, że „forma zawsze podąża za funkcją”. W biurze to bardzo przyziemna rada: najpierw przypisz pomieszczeniom funkcje, potem rysuj ściany, a pokoje całodziennej pracy ustaw przy oknach.
Jak podzielić open space i nie stracić światła?
Salki, budki i strefy krótkiego pobytu można rozplanować również w głębi biura, pod warunkiem spełnienia wymagań technicznych dotyczących ich przeznaczenia, oświetlenia i wentylacji. Aby nowe pomieszczenia nie ograniczały dopływu światła dziennego do pozostałej części biura, warto zastosować przezroczyste przegrody. Dobrze zaprojektowane ścianki szklane wydzielają salę czy gabinet, a przy tym nie zatrzymują światła na pierwszej ścianie za oknem.
Szkło nie oznacza przy tym rezygnacji z ciszy. Systemy z podwójnym szkleniem, szczelnymi uszczelkami i drzwiami akustycznymi pozwalają wydzielić strefy do pracy wymagającej skupienia. Modułowa konstrukcja ułatwia też późniejszą zmianę układu: gdy zespół urośnie, przegrody można przestawić, zamiast dostawiać biurka ponad limit.
Czy pokój bez okna, ale za szklaną ścianą, może być pokojem stałej pracy? Tu trzeba uważać: przeszklenie poprawia dostęp do światła, ale samo nie przesądza, że wymagania dotyczące oświetlenia dziennego są spełnione. Bezpieczniej, gdy biurka do całodziennej pracy stoją przy elewacji, a wątpliwe przypadki konsultuje się z projektantem.
Wydzielenie nowych pomieszczeń może też wymagać dostosowania instalacji wentylacyjnej, rozmieszczenia czujek pożarowych oraz elementów instalacji tryskaczowej, jeżeli budynek jest w nią wyposażony. Planowane zmiany warto więc skonsultować z projektantami odpowiednich instalacji i specjalistą ds. ochrony przeciwpożarowej.
Lista kontrolna przed montażem ścian
Zanim zamówisz przegrody, przejdź z rzutem w ręku przez kilka punktów. Godzina z kalkulatorem może oszczędzić przebudowy po kontroli albo po pierwszym tygodniu, gdy okaże się, że w nowym pokoju nie da się normalnie pracować:
- Policz szczyt obecności – ile osób będzie w pokoju jednocześnie w najbardziej obłożony dzień.
- Zmierz wysokość w świetle – do sufitu podwieszanego, nie do stropu. Poniżej 3 m zapytaj zarządcę o zgodę inspektora sanitarnego – bez niej w pokoju co do zasady mogą pracować najwyżej 4 osoby.
- Policz kubaturę i odejmij meble – wynik podziel przez 13 m³, a w niskich pokojach do 4 osób przez 15 m³.
- Sprawdź wolną podłogę – co najmniej 2 m² na osobę po odjęciu biurek i szaf.
- Przypisz funkcje – pokoje stałej pracy przy oknach, salki w głębi, z oświetleniem i wentylacją dobranymi do przeznaczenia.
- Zostaw zapas – układ zaplanowany bez rezerwy powierzchniowej szybko okaże się za mały, gdy zespół urośnie.
Najpierw rachunek, potem ściany
Pytanie o metry na pracownika ma więc dwie odpowiedzi. Prawną: 2 m² wolnej podłogi i 13 m³ wolnej objętości, do tego odpowiednia wysokość i światło dzienne. I praktyczną: tyle, żeby ludzie mogli pracować bez przeciskania się między krzesłami. Jeśli planujesz podział open space, prześlij nam rzut piętra, wysokość pomieszczeń i liczbę osób w szczycie – pomożemy rozplanować pokoje z zapasem i z myślą o świetle dziennym.